拿數據砸老闆也沒用！先創造數位工具的美好體驗，才能向上溝通／地球公民基金會
編按：疫情三級期間，Work From Home 讓線上數位協作突然變成各組織的大事，過去習慣了在 Line、FB 等平臺開無數的群組，現在所有事務都要搬上雲端，卻常常只想生氣。許多煩躁看似只是設備卡關，許多工作明明看來是小事（例如為貼文找一張資料畫面），卻花了大半天搞得心浮氣躁。
其實數位協作中多數的「小事」，背後都是日常資料庫管理與工具學習的基本功。本系列專欄由地球公民基金會執筆，身為資源並不豐沛的在地型倡議團體，因為數十個同事長期以來分屬北高與花東辦公室，早已被迫提前轉型。本專欄將持續分享地球公民長期以來摸索累積的經驗，提供各類型 NPO 參考。
撰文／小海 地球公民基金會兼任專員
「萬物有裂縫，那是光照進來的地方。」這句因為數位政委唐鳳引用而廣為人知的名言，來自加拿大詩人李歐納科恩（Leonard Norman Cohen）。這個句子之所以引人注目，是因為當中呈現了巨大的反差。
我們過往的慣常思維瞬間翻轉，詩人所傳達的感受又這麼切身相關，原來，我們可以從新的視角進入不同維度與尺度，重新詮釋已知事物。
這是詩的魔法，也是轉型的奧妙，在上一篇專欄文章「全組織無痛數位轉型可能嗎？導入新工具有學問，連麻瓜都能上手」中，我們談論了組織「如何數位轉型」，但沒有深入探討組織「為何需要轉型」。
轉型路上最大的挑戰並不是學會「如何」，而是理解「為何」必須進行。這個「必須」的認知過程，其實就是「授權」。授權不只是一種上對下的狀態，也可能是自我內心從已知邁向未知的一種接納，更是動機的啟發、承擔的開始。
數位轉型過程中，那些在組織中翻湧的權力，不單單來自管理階層，每個同事也會面臨被時代洪流從外向內顛覆的狀況。那是衝擊，是裂縫，是令人感到陌生並且可能抗拒的，但那也就是光照進來的地方。
這次的文章，我將分享一些我們推動數位轉型時，曾經嘗試克服的授權問題。
數位轉型很必要，但大家都不想轉怎麼辦？
有時候，可能你覺得工作現場迫切需要數位轉型，但其他人並沒有感同身受，連主管都覺得，數位轉型是一種「噱頭」。這樣的狀況的確有些棘手，畢竟多數組織的數位轉型是由主管授權推動，因為大環境轉變非常明顯，管理階層必須承擔組織發展的責任，遲早會被外在使用者的需求推動而選擇投入數位轉型。
然而，如果剛好你的工作多半仰賴線下互動，或主管判斷數位轉型成本高昂、不到最後一刻絕不妥協。那麼在轉型發生之前，你或許可以嘗試以下作法──
1. 為同事與主管創造美好體驗，讓數位化成為驚喜而非驚嚇
期待數位轉型的人，是因為深深享受著數位化帶來的好處，但顯然你的主管與同事並沒有。人是仰賴經驗法則的動物，我們難以經由「聽說」就將選項內化為「決心」，尤其是不相信數位轉型的人，可能曾經在數位化的路上跌跌撞撞。
所以，在轉型前，不如先試著建立他們對數位化的好感吧！分享你自己生活中的數位應用實例，為他們累積微小但有用的美好經驗。那些曾經為你解決問題的工具，說不定也能解決他們長久以來面對的困擾。
從我加入組織後，就偶爾會以「工具課」的方式和同事們分享我正在使用的數位工具。一開始，我只是秉持「好東西，你不用嗎」的心情到處介紹。像是用手機拍攝名片或公文，就可以立刻轉成 PDF 的應用程式，或是可以幫你運算出眾人最佳開會時間的網站等。
我美好的數位體驗就像同事的育兒喜悅，三不五時出現在組織對話或日常中。最後，這樣的分享有系統的成為一個課程，而我自己就是最好的課程與工具代言人，讓同事們發現善用數位工具的感受也可以充滿驚喜甚至驚豔，而不只是驚嚇。
另一方面，面對主管，你可以提供的美好數位體驗，則交由知名的品牌如微軟、Google 協助你端出誘人的數位轉型胡蘿蔔（誘因、獎勵），如組織可負擔的正版 Office 軟體，到專門支持非營利組織的 Google Grants 每月可提供的高額廣告預算等。
當大量科技產品願意提供非營利組織公益合作時，這樣的科技、數位支援顯然已經超越個人層次，進到組織層級。而組織為了吃到這些胡蘿蔔，必須具備一定的數位資格，像是有些產品要求組織必須先具備正式網站才能申請，或是加入協助非營利組織數位轉型的科技濃湯專案等，這些正是你可以試著說服主管投入轉型的方向。
2. 恩威並濟的數位化示範，帶領組織解決危機
舉辦一場 20 人的活動，入場時可以用紙筆報到，但如果參加者有 200 人呢？2019 年，地球公民基金會與導演柯金源共同發表紀錄片《神殿》首映，吸引 400 多人到場支持，為此我們開發了 QR Code 入場功能。
相較於過去大家排隊站在報到桌前簽名，QR code 入場的數位優勢是讓所有工作人員的手機都轉換成「報到桌」，民眾只要隨機找到工作人員，就能掃描入場。雖然最後因為團隊手機硬體規格不一致而無法使用，但我們在過程中更加適應了如何因應需求去開創更多的數位應用。
你的組織可能很小，對內部而言，沒有迫切的數位協作需求，然而你提供的服務或倡議對象是整個社會，當人手一機、網路時時暢通成為全民日常，為了以服務對象為前提，你可以創造許多數位應用的情境，逼迫組織一次次面對。
2021 年的此刻，全球更進入疫情時代，尚未數位化的危機如燃眉之急，催促組織轉型的棍子（懲罰、損失）早已大力揮動，你要做的就是記得再加上幾根胡蘿蔔。
數位轉型不用一次到位，逐步導入各種數位工具，每一次的小小累積也能構成轉型的開端。一點一點讓數位化成為大家的渴求、組織的日常。
工具轉型了，腦袋沒轉怎麼辦？
組織進入數位轉型階段後，許多工具的運用是為了回應原有的需求，但也有部分工具會在應用之後，徹底改變了需求的樣貌。
數位行銷的出現就是一個例子。讓行銷從過往組織習慣的「單向心戰喊話」，轉變為民眾也可以回應組織的雙向乒乓模式。但是，這樣的轉變發生後，組織不見得能立刻跟上。
這是數位轉型前後常見的落差，即便主管授權支持推動轉型，但轉型後沒有真正理解數位化的解放，將會帶來不少工作挑戰。若能善用數位化本身帶來的效益，將能協助組織溝通更加順利。
1. 讓數位化成為各顯神通的舞臺，而非爭奪高下的擂臺
在沒有統計數據之前，組織最大的資產就是「人」，組織成員相當仰賴資深同事的經驗。然而，人一生能夠到達的地方、遇見的對象、累積的互動有限，即便基於個人化經驗判斷十分珍貴，仍只代表一小群母數的歸納結果，與此同時，數位化能收集分析的案例與數據，則遠遠超過個人的視野。
但是，想要挑戰舊有的權威或決策體制，請不要直接拿數據砸在同事臉上。因為數位化轉型的目的是與同事共同做出有效的決策，而不是比較誰做的決策比較厲害。
以前些日子（5 月中）疫情突起為例，由於當時正遇到藻礁爭議、核四公投倒數百日（現公投已因疫情延期至 12/18），作為環境倡議團體的我們必須判斷外在情勢，決定如何曝光議題、傳遞資訊。
當時組織內的資深運動者們有他們的個人情報來源及判斷依據，但能夠策動數位分析的同事則端出「社群聲量工具」（可分析網路使用者數據，用來判斷議題熱度或市場反應的工具）的統計結果來協助調校。但這不是競爭，而是合作。
即便雙方的結論有著巨幅的落差，也可以先嘗試互相說明各自導出結論的流程，並分享 know how 讓資深運動者的經驗判斷，與運用數位工具的同事所做的數據分析，能共同成為組織的資產。
2. 讓數據說話：多管齊下、大膽嘗試、有效說服
不過，如果你是一位社群小編，曾被主管指點如何營運臉書粉專，之後又被質問為什麼粉專觸及率頗差，那這是我給你的建議：把數據砸在他臉上吧！（開玩笑的啦）。
在社群媒體出現之前，有很長一段時間，非營利組織是以電子報、網站專欄、Email（Google 群組）推播組織的訊息。因此，當社群媒體這項新工具出現時，還是有很多工作者在用舊習慣面對、處理。
數位轉型後，主管可能還是會在粉專上張貼 2000 字長文，卻又抱怨「粉專為什麼觸及率差？」。這時主責社群媒體的你該注意的不是主管怎麼錯誤的使用工具，而是他想運用工具達到什麼目的。
想廣泛曝光消息？想深度與群眾懇談？你要與他期盼的那個結果對話，而不是糾結於主管的工具使用認知。他或許不熟悉新媒體的遊戲規則，但你也不了解主管的既有經驗，雙方僵持不下時，更好的溝通方式或許是 2 個人都進一步！也就是以相同的目的為原則「規畫 2 個方案」，將你與主管的版本具體執行，測試成效。
比起過往慣用的非數位工具，數位工具的其中一項優勢就是執行成本較低，頻繁運作與試行可以讓你整理出相關數據，例如臉書先後貼出 2 篇貼文、電子報將訂戶分為 A/B 組寄送 2 個版本郵件。結算後將開信率、轉換率、觸及率等展示給主管看，讓他看見工具與使用方式都必須改變的現實，並且知道你也在努力抵達他想去的地方。
授權的取得必須仰賴信任，信任來自「共通性」。因此，雖然數據是打臉的好工具，但你要贏得的不是一次會議，而是一顆心。
下次需要授權時，想想數位工具為你帶來的優勢，那些巨量的群眾連結、精確的數據展現等，都是組織渴望並需要的成果，因此面對溝通、共識的裂縫，其實我們可以溫柔一點， 如光滲透。
延伸數位化時代：
1. 全組織無痛「數位轉型」可能嗎？導入新工具有學問，連麻瓜都能上手／地球公民基金會
2. 全球精選／實用數位協作與行話指南
3. 「數位倫理」是公益團體建立信任的基礎：即使取得同意使用個資，未必就合乎倫理
4. 【抗疫群象－社會服務篇】陳懷恩／疫情中的社會服務行動方針，發展與病毒共存的工作方法
