數位素養全員提升!NPO 轉型的關鍵 3 大步/地球公民基金會專欄

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編按:疫情三級期間,Work From Home 讓線上數位協作突然變成各組織的大事,過去習慣了在 Line、FB 等平臺開無數的群組,現在所有事務都要搬上雲端,卻常常只想生氣。許多煩躁看似只是設備卡關,許多工作明明看來是小事(例如為貼文找一張資料畫面),卻花了大半天搞得心浮氣躁。

其實數位協作中多數的「小事」,背後都是日常資料庫管理與工具學習的基本功。本系列專欄由地球公民基金會執筆,身為資源並不豐沛的在地型倡議團體,因為數十個同事長期以來分屬北高與花東辦公室,早已被迫提前轉型。本專欄將持續分享地球公民長期以來摸索累積的經驗,提供各類型 NPO 參考。

撰文/小海 地球公民基金會兼任專員

一早醒來收到郵件通知,慣用多年的待辦事項工具將在月底結束服務。我倒抽一口氣,果然這天還是來到。

如今數位工具蓬勃,使用者可以輕易選擇投其所好的商品。然而競爭激烈也造成商品三不五時改版、偶爾不幸收攤消失,逐漸成為使用者日常經驗。身為「臺灣製造」帶來經濟奇蹟的七年級世代,過去我總信仰產品必須耐久穩固而非日新月異,但這顯然不再適合數位蓬發的 2021。

另一封郵件很快湧入,是某個協作平臺軟體說明因應疫情,開發了最新的線上會議功能。隨便點擊幾個按鈕,想要的一應俱全,甚至比我當初購買時運作得還要好。

數位時代,我們手上的「工具」不再只是一種被收在倉庫紙箱裡的靜止狀態,而是連結著供應商的「服務」。甚至,現在更多工具的持有方式轉為「訂閱」而不是「買斷」,因為技術與應用方式瞬息萬變,工具也必須快速迭代進化。然而,使用工具的我們,是否有跟著迭代進化?

組織在面對數位轉型的當下,不只要顧及技術上的升級,工作者們也必須進一步學會辨識數位工具的使用方式

這裡談的並不是每個人都要會寫程式、架網站,我們不能奢望大家都有足夠的數位知識,但「覺知何時需要資訊,並能有效的搜索、評估和使用資訊」這些基本的數位素養概念,卻可以經由使用數位工具的過程中學習養成。

數位素養就如同溝通、規畫等通用能力一樣,是當代組織人才中最不顯眼卻事關重大的條件。在數位科技全面引領生活的此刻,我們要具備運用數位資訊的基本能力,才能在屢屢更新的浪潮上不被擊落。

第1步:定義需求,問對問題

在前一篇〈全組織無痛「數位轉型」可能嗎?〉文中有提到,協助同事運用新軟體時,任務小組盡量避免使用單調絕對的流程指令,而要以情境說明的方式讓對方接收新知。這不只是因為「情境」是使用者最熟悉的理解方式,也是因為情境說明著一些技術細節,而細節往往指向原則

例如,一份文件放在雲端能夠被多人共同編輯,或是僅以檔案身分存放在共用資料夾,這 2 種方式在何時會被分別使用呢?就牽涉到使用者是否清楚自己想做什麼。如果他能夠明確說出自己的需求細節,技術協作者才能夠提供相對應的數位工具。

舉例來說,在組織的協作平臺中(例如組織內的專案管理系統),某個同事在原本作為「事務性溝通」的頻道中,發現自己想要公告並強調某個訊息。他可以先定義自己的目的、頻率、是否需要接收回應等需求細節,以此搜尋平臺上的技術選項,再進一步考慮是否要創建一個專門用來公告的頻道,還是只需要在某些頻道內,將特殊貼文設為公告即可。

也因此,我們在情境學習時會不斷與同事練習「定義需求」。當這些平時對數位資訊相對陌生的同事都能藉由情境學習理解到工具的使用原則時,日後遇到困難也有機會自己摸索出適當的新做法。

這就像是,現代社會即使人人都會使用搜索引擎,卻不見得每個人都能釐清自己的思緒方向。在浩瀚、無限延伸的數位資料海中,只有明白自己的所求、知道怎麼問問題的人,才有機會躍入相關水域循線搜尋。

第2步:資訊辨識,持續練習

在確認問題與需求、運用數位工具搜尋資訊後,下一步要做的是判斷

在組織數位轉型後,同事們在嘗試自由運用引入的工具時(例如協作平臺 Teams設計平臺 Canva 等),可能會詢問數位能力較好的任務小組,也可能自己上網搜尋相關的使用討論。不過,該如何辨識這些資訊的品質呢?

數位之海彷彿應許之地,各種現象、知識、情報竄流其中,帶來的詛咒卻是資訊龐雜、良莠不齊。如果在收集資訊時不知道如何選出真正可用的訊息,也會造成工作上事倍功半、耗時費力。

雖然相關的教學很多,但想學會辨認資訊品質與使用,最有效的還是做中學,並由身邊的人隨時提醒

在組織中數位能力相對較高的同事,可以頻繁的協助其他同事檢核他們找到的資訊。包括詢問該資訊來源的時效性、權威性(例如這個數位工具的討論是來自一般臉書社團,還是較多技術者聚集的數位論壇)、目的性(一份來自某數位品牌公司產生的評估報告該怎麼參考)。

或也可以示範一遍,同樣的需求我們會在哪些地方進行資料收集(較知名或具代表性的網站)、怎麼辨認劣質的資訊陷阱(內容農場常見的特徵,同事可能想搜尋別種會議軟體推薦,卻不知道自己讀的文章來自內容農場)等。

Photo by Mimi Thian on Unsplash

每位同事都有自己習慣的搜尋方式,也許是聽從偏愛的 Youtuber,或是相信常逛的論壇,我們要試著提升大家對資訊來源的理解、謹慎審查與比較,一方面比較不用擔憂同事自行引入的工具品質與安全性(例如使用到某些有隱私漏洞的 APP),一方面也才能讓他們真正進入自己定義問題、尋找數位工具的轉型旅程。

能夠自己在網路上瀏覽、收集資訊,剔除掉不可用與不可信的,再將真正需要被考慮的內容帶到組織裡來討論,這是 Z 世代彷彿與生俱來的能力,但對於需要經由轉型邁向新時代的 NPO 來說,卻需要練習再練習。

第3步:創新應用,跨域合作

你是被倡議耽誤的活動主持人嗎?最近網路上常出現各種誤用變妙用的例子,例如被炸雞耽誤的蛋塔店。這種將副業做到爐火純青的「意外」,其實在數位轉型過程中也常出現。我們有位同事就將手機鬧鐘作為代辦事項 APP 運用到出神入化,或是用 PowerPoint 做海報的精美程度登峰造極(而且顯然 PPT 早已從善如流,優化了這些功能)。

數位素養的意義不僅在於學會使用資訊科技,而是可以運用資訊科技來解決事情。這些將原有工具延伸發揮的應用能力,見證著使用者突破說明書框架,能夠因應情境來變換思維與方法。即使個人的專業有侷限,但想像無極限,在數位時代,這種創新的思考是相當可貴的能力。

地球公民沒有聘請專業的 IT 人員,但我們有許多專案與外部專業者進行合作。原因是大多數非營利組織受制於預算侷限,無法以市場標準薪資聘任數位技術人員,更不可能在組織內發展數位部門。但技術終究有其威力和強大效能,所以找到適當的方式與專業者合作,結合組織的優勢與應用,就有機會生產出低成本、高效益的成果。

例如,NPO 在工作現場總是必須橋接各種專業、擁有辨認且調度資源到位的敏感能力。也因此,若能先提升組織成員的數位能力與素養,讓大家對數位工具的多元運用有所想像,再以專案形式和外部技術人員搭配合作,透過有效的溝通,就有機會善用科技界與 NPO 各自的優勢,運用數位改變社會。


延伸閱讀:
1. 全組織無痛「數位轉型」可能嗎?導入新工具有學問,連麻瓜都能上手/地球公民基金會專欄
2. 拿數據砸老闆也沒用!先創造數位工具的美好體驗,才能向上溝通/地球公民基金會專欄
3. 全球精選/實用數位協作與行話指南

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