【全球精選防疫特別篇】各種數位工具與線上工作指南、如何維持疫情中的支持者關係、給中小型組織與領導者的建議、居家者的心理健康照護

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編按:Right Plus 每月從全球極具規模或長久深耕公益、發展、社會創新的國際媒體如 Alliance magazineStanford Social Innovation Review(SSIR)Devex InternationalCharity Digital NewsNonprofit Tech for Good 等,精選幾篇推薦閱讀,主題包括行銷募款、公益創新、社群經營、發展工作、重要報告、重大國際時事、科技與數位時代等。

我們精選出對絕大部分公民團體都有用、有趣的新知或討論,以「推薦」為目的,僅摘錄或點出其中的可看性而不做全文翻譯。不僅可以讓關心公益的讀者了解國際趨勢、自行選擇偏好閱讀,還可以拿來看公益練英文!(覺得痛苦的讀者,可以下載網頁直接翻譯小幫手喔!)

本月全球精選為因應新冠肺炎(COVID-19)的防疫特別篇,從國際間的熱門討論中整理出適用臺灣組織的工具、建議、方法與指南,Right Plus 本週也將進一步出刊臺灣版的特別整理喔!

1. 提供緊急基金的國際基金會寶庫總整理,平時也可以用喔!

精選原文:Coronavirus and COVID-19 Funds

本文統整目前已知有提供肺炎緊急基金幫助 NGOs 度過難關。雖然地圖顯示提供資金的基金會主要設置在美國,但很多基金會其實是有指定幫助特定地點或工作內容的 NGO 及 INGO,比如 Give2Asia 就專門提供緊急基金給在亞洲各地進行社區工作的本土 NGO。

有需求的公益組織可以仔細研究一下,尋找符合自己條件的基金進行申請。如果這一波特別基金沒有合適的條件也不要氣餒,還是可以把跟自家組織領域或地域有關係的基金會記錄下來(這種整理出各家基金會資訊的網頁可不多啊!),未來也許有機會可以申請其他贊助方案喔!

Photo by Vladislav Klapin on Unsplash

2. NGO 線上會議工具指南

精選原文:Understanding the Videoconferencing Tools Available to Your Nonprofit

因為這波全球疫情的影響,很多會議和活動都取消或改為線上舉辦,你的組織線上開會是用什麼軟體呢?這篇介紹目前最常見的線上會議軟體,除了簡單的使用介紹跟連結,文中也直接帶你到 Tech Soup 的特別方案頁面。

Tech Soup 由 NGOs 組成的非營利性國際網絡,專為公益部門提供技術支持與工具,有興趣的組織可以直接點擊參考方案內容。文末也有個比較表格,有考慮使用線上工具的 NGO 可以自行對照適合的軟體,下面簡單介紹一下挑選小撇步:

(1) Zoom:適用於經常需要遠端開會、碰面或進行職員訓練的組織。
(作者註:Zoom 在本月傳出其使用的數位訊號並未經過加密,且部分伺服器位於中國,引發資安疑慮,加上 Zoom 先前屢次發生資安問題,建議使用前應審慎評估安全性)

(2) TeamViewer:比較技術導向,適合有遠端工作工程人員,或需要 24 小時監控 IT 系統的組織。

(3) Microsoft Teams:可以進行大型(人數多)的線上活動,適合有預算考量技術限制的 NGOs。注意,這個功能只適用 Office 365Microsoft 365,所以要確保所有參與線上會議的人都有相容的系統。

(4) Google Hangouts:在各種裝置上都可以使用,如果你的組織本身就是 Google 各種功能的愛用者(NGO 專用工具這裡走),且也常需要舉辦中型會議(30 人以下),這個軟體你用起來一定會得心應手。

延伸閱讀 1Tech Soup 的 NGOs 專用線上工具整理包,陪你度過這段困難期!(英文注意)
延伸閱讀 2臺灣科技濃湯整理的 NPO 線上開會懶人包更新版

Photo by Headway on Unsplash

3. 線上會議冷場又沒效率?不冷場高手建議搶先看

精選原文:A Good Time to Get Good at Virtual Meetings

因應疫情發展,許多會議都已經改成線上舉辦,但少了直接面對的互動,會議三不五時就會冷場又缺乏效率。本文作者有不少線上會議經驗,特別整理出許多實用建議,包含怎麼暖場、如何制訂線上會議參與守則、互動方式、時間掌握等,讓你開會不冷場又有效率!

不冷場建議搶先看:

(1) 提前決定會議的主要目標:開這場會是為了靈感激盪、決定計畫方向,還是進行決策?先定好目標才不會讓會議內容跑題。

(2) 線上會議很難長時間保持與會者的注意力(據說集中力只有 30 分鐘)(面對面會議通常極限為 2 小時),所以請盡量縮短線上會議的時間,才能確保會議的效率。

(3) 指派一名會議協調者(faciliator),確保會議進度。

(4) 進行暖場活動。不是要主持人或主席進行落落長的開場致詞,而是拋出一個輕鬆的主題讓大家對話互動(比如:分享最近做過的蠢事),放鬆與會者的心情,同時也給大家一個緩衝期,適應線上會議的氣氛。

Photo by Austin Distel on Unsplash

4. 10 種疫情中的捐款人樣態,邀請他們繼續支持!

精選原文:10 Important Donor Types To Communicate To During the Coronavirus Outbreak

許多組織都擔心疫情造成的經濟衝擊連帶影響組織的捐款收入,也猶豫現在到底是不是聯繫支持者/捐款人的好時機,會不會讓支持者覺得自己在全球困難的時刻還伸手要錢?

文章整理出 10 種常見的支持者型態(全文簡短易懂,沒有因為 10 種就落落長),簡單分析他們在這次疫情中捐款的可能考量及 NGO 現在就可以做的事,來確保支持者持續參與。

為了防疫,人與人的實際社交距離不得不逐漸拉大,但心與心的距離卻可能縮短,先把爭取贊助放一邊,寫封信向支持者表示感謝與關心吧!我們都需要一點正能量來度過難關。

Photo by Khadeeja Yasser on Unsplash

5. 抗疫期間,4 個維持支持者關係的好方法

精選原文:4 Ways to Engage Major Donors During the Covid-19 Crisis

與支持者面對面互動是 NGO 常見維持支持者關係的方式,但在疫情中需要維持社交距離的特別情況下,公益組織需另闢蹊徑跟支持者互動。

文中提到 4 個方法,告訴大家如何在疫情期間維持與支持者的關係:

(1) 明確表示你的重視,告訴支持者你的疫情應對方法!不要輕描淡寫表示 Everything is fine, 粉飾太平不是個好策略。

(2) 組織領導人需要站出來,與支持者和組織員工溝通,穩定並帶領大家。

(3) 強調組織的專業領域,以及支持者能對這些專業領域提供的幫助,如果組織的專業領域與防疫有關,一定要說出來,可以得到更多的支持和協助。

(4) 腦力激盪,活用線上資源與支持者互動,這也是讓組織學習數位能力的好機會喔!

Photo by Tonik on Unsplash

6. 在家工作怎麼募款?募款團隊可以做的 10 件事

精選原文:10 Things Fundraisers Can Do From Home During the COVID-19 Pandemic

世界各地不斷爆出疫情,到現在都看不到終點,許多組織也要求員工在家工作。這篇整理出 10 個 NGO 募款團隊在家工作時可以做的幾件事,包含支持者關係維持、線上會議討論、利用時間進行組織未來規畫的研究等。

臺灣因為全民的努力,還不到需要限制外出、在家工作的勢態,但不一樣的工作習慣安排也是一種跳脫日常慣例、刺激另類思考的方式,也許這篇清單會帶給你意想不到的收穫。以下摘錄幾個募款人員能做的事:

(1) 關懷支持者、合作夥伴與服務對象

(2) 與募款團隊保持溝通,共同思考、規畫下半年的募款方案,保持彈性隨時因應疫情變化。

(3) 尋找未來的可能性。或許有人覺得這種時候應該要確保既有的服務和支持者,但在疫情肆虐的當下,許多本來不被注意或聯想到的議題,都因此獲得關注或需要後續追蹤,這些都可能與組織宗旨有關,甚至是組織未來可以關注研究的方向。

Photo by Tim Mossholder on Unsplash

7. 居家工作者與隔離者不可忘的心理健康照護

精選原文:Working Remotely During COVID-19: Your Mental Health & Well-Being

這是美國精神醫學協會工作場所心理健康中心提供的「新冠肺炎期間居家遠距工作心理健康建議」,裡面條列式整理出各種在家工作的建議,包含時間安排、個人衛生健康、生活網路維持,還有公司應該如何協助遠距工作的員工並給予支持。

其實不只是在家工作者,這份健康建議也適用於需要居家檢疫、隔離及自主健康管理的人(這三者的不同可以參考指揮中心資料)。

長時間待在家中、遠離習慣的社交活動與團體容易令人沮喪,這時候更需要身旁親友的關心和支持,如果你身邊有因疫情影響需要待在家中的人,可以將這份建議給他參考,也別忘了送上你的關懷喔!

簡單介紹幾點:

(1) 維持規律的生活節奏,比如幾點起床、幾點吃飯、工作的時間(記得中間要插入休息時間喔)等。

(2) 保持個人衛生及健康生活型態(勤洗手、吃飽睡好),如果有運動習慣也建議在家中持續鍛鍊,不要中斷。

(3) 隨時更新疫情訊息,但不要過度瀏覽社群訊息或網路留言,避免因為太多訊息引起自我恐慌。

Photo by kevin laminto on Unsplash

8. 給 NGO 領導人的幾點建議,帶領組織度過疫情難關

精選原文:Coronavirus Advice for Nonprofit Leaders

本文是特別寫給 NGO 領導人的建議,包含組織的危機應變、財務彈性、員工的心理照護、確保獲得正確資訊並思考組織未來規畫等。不是教條式的行文,內容簡單易懂,希望幫助 NGO 領導階層和夥伴一起攜手度過危機。

簡單介紹建議內容:

(1) 保持冷靜,隨時更新消息,同時確保所有訊息公開透明地傳達給組織成員
(2) 持續與成員、服務的社群及夥伴進行溝通,也可以利用各種管道將組織的應對方針、未來規畫告知支持者。
(3) 強化組織的財務彈性,並演練各種可能的財務和計畫情景及應對方式

Photo by Brooke Lark on Unsplash

9. 面臨可能的景氣衰退,中小型 NGO 可以做的 7 件事

精選原文:Hard Times, Hard Decisions: 7 Things Small and Midsize Charities Should Do When a Recession Looms

這是專門給小型和中型 NGO 的財務規畫建議,文章是去(2019)年刊登,原意是想提醒 NGO 提前規畫因應日益緊縮且預期會有所衰退的全球經濟,在疫情肆虐、嚴重影響經濟的當下,也很值得參考。

簡單摘要幾點內容:

(1) 分析評估這波疫情可能對你的支持者經濟狀況產生何種影響,制訂出相對應的募款策略。

(2) 將組織的財務資料分享給其他理事或重要的管理階層,一群人共同監測和思考財務策略,總比一個人抱頭苦撐好。

(3) 暫時縮減或保守規畫組織的方案計畫,保留一定的財務餘力應對突發狀況。

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